Styrelsen i ideell förening – en hjälp

 

Att bli vald till ledamot i styrelsen för en ideell förening visar att medlemmarna känner förtroende för dig och är beredda att ge dig uppdrag. Att acceptera detta ger en unik möjlighet att få syssla med frågor som intresserar dig tillsammans med likasinnade. Många i vårt land har upptäckt att ett engagerat styrelsearbete både är roligt och ger kunskaper.

Men flera är osäkra på vad ett förtroendeuppdrag innebär och vågar därför inte åta sig något. Syftet med detta material är att ge valda styrelseledamöter stöd och kunskap och därmed möjlighet att känna trygghet och säkerhet i sina roller.

 

”Det är vår förhoppning att föreningar av skiftande storlek, med olika förutsättningar och verksamhetsinriktningar skall kunna använda Styrelsen i ideell förening. Vi har försökt att på ett enkelt och lättfattligt sätt beskriva styrelsens sammansättning och ansvar. Varje förening är unik, men den demokratiska processen är lika för alla ideella föreningar. De formella reglerna för den demokratiska processen kan liknas vid ett regelverk som anger spelregler för både medlemmar och styrelseledamöter.

Följer man dessa, blir frågorna riktigt behandlade och medlemmarna har möjlighet att delta i och påverka föreningens arbete. Behärskar man de formella reglerna är det lättare att få arbetsglädjen och kreativiteten att blomma i styrelsearbetet. Och en styrelse som kan förena kompetens och glädje främjar en positiv anda. Det leder till en stark organisation som kan utvecklas och möta förändringar på ett positivt sätt.

Styrelsen i ideell förening kan användas som grundbok vid kurstillfällen och i studiecirkel och kompletteras då gärna med material som är specifikt för den egna föreningen. Den kan också användas som en uppslagsbok eller handbok för enskilda ledamöter.

Styrelsen i ideell förening har sammanställts av en arbetsgrupp, bestående av Olov Andersson, Gunilla Frieberg och Eva Larsson. Ett tack riktas till Afasiförbundet i Sverige för att vi fått använda deras material, Föreningsboken, som grund för utarbetandet av Styrelsen i ideell förening. Ett tack riktas även till dem som granskat fakta i materialet Juridiskt och ekonomiskt ansvar”

 

Studieförbundet Vuxenskolan

 

Förening som juridisk person

En förening betraktas som en självständig juridisk person om den har stadgar och styrelse, vilket innebär att föreningen bland annat

  • äger föreningens tillgångar

  • ansvarar för föreningens skulder och andra förpliktelser

  • kan vara part inför domstolar och myndigheter

  • är arbetsgivare för anställd personal.

Medlemmar har inte personligt betalningsansvar för föreningens skulder eller andra åtaganden. Det kan dock förekomma situationer när ledamöter eller hela styrelsen bryter mot stadgarna eller någon lag. Det kan leda till en enskild ledamot eller styrelsen blir personligt ansvarig. Årsmötet avgör om förtroendevalda kan beviljas ansvarsfrihet eller inte.

 

Rätten att företräda föreningen

Styrelsen utser särskilda firmatecknare. Det är också möjligt att genom fullmakt uppdra åt någon att i ett bestämt ärende företräda föreningen. Ansvaret för vidtagna åtgärder av firmatecknare, eller av den person som fått ett uppdrag, vilar på hela styrelsen. Föreningen blir bunden av en överenskommelse. om den har träffats i föreningens namn av en person som har rätt att teckna föreningens firma. Muntligt avtal är lika bindande som ett skriftligt.

 

Internkontroll

Internkontroll är ett begrepp som ofta används i företag. Kontrollen syftar till att ge föreningen en riktig redovisning och att förhindra att varor eller pengar försvinner. Exempel på interna kontroller kan vara

  • att alla intäkter blir bokförda

  • att skatter och sociala avgifter är redovisade, betalda och bokförda

  • att alla fakturerade produkter har levererats i rätt mängd och till rätt pris

  • att alla lotterier är redovisade och att nettot stämmer.

Det är styrelsen som ansvarar för att föreningen har en god internkontroll.

 

Arkivering

Styrelsen bör ange regler för föreningens arkivering. Handlingar som är av historiskt värde bör sparas, t ex protokoll, verksamhetsberättelser, korrespondens, tidningar/skrifter och kassaböcker. Räkenskapsmaterial, avtal och andra handlingar av betydelse för rörelsens ekonomiska förhållanden enligt bokföringslagen ska bevaras under minst tio år.

 

Försäkringar

Det kan finnas många risker i en föreningsverksamhet. Varje förening måste tänka igenom vilka risker som finns. Diskutera med ett ombud för ett försäkringsbolag om föreningens försäkringsbehov.

 

Skatter

En ideell förening kan taxeras för både inkomst och förmögenhet. Ideella föreningar, som har ett allmännyttigt ändamål och som i övrigt uppfyller vissa krav, kan efter prövning befrias från viss skatt. Allmännyttiga föreningar är t ex handikapporganisationer. Riksskatteverket ger ut broschyr med information om gällande regler.

 

Deklaration

En förening ska lämna deklaration om den har skattepliktiga bruttointäkter eller förmögenhet som uppgår till en viss summa eller om föreningen är skattskyldig för garantibelopp för fastighet. Föreningen ska dessutom lämna särskild uppgift om skattefria inkomster och/eller förmögenhet. Lokala skattemyndigheten, länsstyrelsen och riksskatteverket kan ge närmare upplysning om skattefrihet, beskattning och deklarationsskyldighet.

 

Årsmötet

Årsmötet är en viktig föreningssammankomst under året. Det är då medlemmarna har tillfälle att påverka föreningens verksamhet genom att välja styrelse, behandla inkomna motioner och fastställa verksamhetsplanen. Det är vid årsmötet medlemmarna kan kontrollera, med hjälp av årsberättelse och ekonomisk berättelse, att styrelsen motsvarat det förtroende den fått att leda föreningen.

Vilka handlingar som ska sändas till medlemmarna inför årsmötet framgår av föreningens stadgar. I stadgarna står också hur långt innan årsmötet medlemmarnas motioner ska vara inlämnade. Att skriva motioner är en möjlighet för medlemmarna att påverka föreningens arbete.

De viktigaste punkterna på årsmötet är

  • att granska föregående verksamhetsår

  • att fastställa verksamhetsplan för det nya året

  • att välja styrelseledamöter, revisorer och övriga funktionärer.

Särskild ordförande och sekreterare ska utses vid årsmötet. Vid årsmötet förs protokoll.

 

Kallelse och föredragningslista

Kallelse till årsmöte utfördas på det sätt som stadgarna föreskriver. Till kallelsen bifogas en föredragningslista med de ärenden som kommer att behandlas vid årsmötet. Exempel på föredragningslista vid årsmöte

Föredragningslista vid årsmöte med X-förening den XX xxxxxxx 20XX

  1. Mötet öppnas

  2. Val av ordförande för mötet

  3. Val av sekreterare för mötet

  4. Val av två protokolljusterare

  5. Föredragningslistan fastställs

  6. Godkännande av kallelse

  7. Verksamhetsberättelse

  8. Ekonomisk redovisning

  9. Revisionsberättelse

  10. Ansvarsfrihet för styrelsen

  11. Val avVal av valberedning

    • föreningens ordförande
    • föreningens vice ordförande
    • övriga ledamöter till styrelsen och suppleanter
    • revisorer och suppleanter
  12. Förslag till verksamhetsplan för det kommande året

  13. Budget

  14. Fastställande av medlemsavgift

  15. Fråga om arvode

  16. Behandling av motioner

  17. Övriga frågor

  18. Mötet avslutas

 

Beslutsformer

Beslut fattas genom att ordföranden frågar (ställer proposition) på vart och ett av de förslag som framkommit under överläggningen. För att undvika missförstånd bör ordföranden fråga om förslagen är rätt uppfattade. Ordföranden formulerar frågan så att den inte kan missförstås. Den ska kunna besvaras med antingen ja eller nej.

Medlemmarna beslutar genom att svara ja eller nej (acklamation). Om ordföranden anser att jarösterna överväger talar han om att förslaget antagits och fastställer detta med ett klubbslag. Överväger nejrösterna frågar ordföranden om förslaget avslås. Överväger då jarösterna klubbas beslutet. Beslut bör fattas på en fråga som besvarats med ja. Det blir på så sätt lättare för ordföranden att klubba rätt beslut.

 

Omröstning (votering)

Röstberättigad medlem kan begära omröstning (votering) före ordförandens klubbslag. En medlem som begär omröstning vill veta, om ordförandens mening ger uttryck för de flesta av medlemmarnas synpunkter. När en votering är begärd ska den genomföras. Ordföranden meddelas, att den som biträder förslaget röstar ja. Den som inte biträder förslaget röstar nej. Omröstning kan göras genom handuppräckning eller slutna sedlar.

Innan röstning sker genom upprop eller med slutna sedlar måste en röstlängd upprättas och justeras. En förteckning görs över de närvarande röstberättigade medlemmarna. Fullmakter och andra eventuella behörighetshandlingar kontrolleras, om röstning genom fullmakt är tillåten.

 

Omröstning med handuppräckning

Omröstning med handuppräckning går till på följande sätt.

Rösträknare kan utses om så behövs. Ordföranden frågar: Godkänns omröstning genom handuppräckning? Ledamöterna svarar ja eller nej. Detta befästes med klubbslag. Ordföranden meddelar resultatet av omröstningen.

Ett exempel:

Vid omröstningen har avgivits sex ja-röster och sex nej-röster. Då ordföranden biträder nej-förslaget har styrelsen beslutat enligt nej-förslaget, det vill säga att inte bevilja …

 

Sluten omröstning

Vid sluten omröstning används valsedlar där den röstberättigade skriver ja, nej eller avstår. Omröstning med slutna sedlar sker vid personval. Om några personer får lika många röster avgörs valet genom lottning. Sluten omröstning kan även begäras i annan fråga än val.

 

Omröstning med flera förslag

Finns det fler än två förslag ska medlemmarna först avgöra vilket förslag som ska utgöra motförslag genom omröstning med ja eller nej (acklamation). Det förslag som ordföranden hörde flest ja på vid omröstning utnämns till huvudförslag.

Voteringen ska kontrollera om ordföranden uppfattade rätt. Finns det många förslag blir det flera omröstningar innan ett motförslag antagits. Det återstår till slut endast två förslag att rösta om.

 

Verksamhetsplan

Styrelsen förbereder och årsmötet beslutar om en verksamhetsplan. Den ska vara kortfattad, tydlig och visa medlemmar och utomstående föreningens planer under det kommande året.

 

Verksamhetsberättelse

Verksamhetsberättelsen är styrelsens rapport till årsmötet om föreningens arbete och visar vad föreningen uträttat under året. Den är ofta också underlag för ansökningar om bidrag från kommun och landsting.

I verksamhetsberättelsen bör exempelvis följande rubriker finnas med.

Verksamhetsberättelse

  • Verksamhetsberättelse för X-förening verksamhetsåret 20XX

  • Antal medlemmar

  • Styrelsens sammansättning

  • Namn på styrelsens ledamöter.

  • Antal styrelsesammanträden

  • Arbetsgrupper

Om det under året funnits fasta arbetsgrupper kan namnen på deltagarna anges. Här kan också anges ev representation i andra föreningar etc. Anställda i föreningen Om föreningen haft anställda kan namn och befattning/arbetsuppgift anges. Verksamhet under året Här redovisas den verksamhet och de aktiviteter som föreningen genomfört under verksamhetsåret.

 

Valberedning

Årsmötet avgör om det ska finnas en valberedning och utser i så fall ledamöterna. Den har en viktig och ansvarsfull uppgift och bör bestå av personer som är aktiva och väl känner till föreningens verksamhet. Valberedningens uppgift är att samla in namnförslag på personer, som är villiga att vara ledamöter i styrelsen, och vid årsmötet föreslå de personer den anser bör ingå i styrelsen. Uppgift ska också lämnas om de övriga namnförslag som förekommit. Det är årsmötet som väljer styrelseledamöter. Den person som ingår i en valberedning, bör inte samtidigt vara ledamot i styrelsen.

 

Stadgar

Stadgarna utgör grunden för föreningen. De är ”föreningens lag”. Stadgarna fastställs av föreningens högsta beslutande organ, det vill säga årsmötet, kongressen eller motsvarande. I stadgarna finns regler för på vilket sätt stadgarna kan ändras. Stadgar krävs för att föreningen ska få betraktas som en förening ur juridisk synvinkel. Förening som är ansluten till en riksorganisation måste ha stadgar som godkänts av riksorganisationen. Riksorganisation utarbetar normalstadgar för läns- och lokalföreningar. Den lokala föreningen behöver endast komplettera normalstadgarna med de lokala uppgifter som t ex föreningens namn, verksamhetsområde och antal styrelseledamöter. Vid ansökan om bidrag ska stadgar oftast bifogas vid första ansökningstillfället. Styrelsens ledamöter bör vara väl förtrogna med föreningens stadgar.

 

Styrelsen

Det är årsmötet som väljer styrelsen som sedan företräder föreningen till nästa årsmöte. I föreningens stadgar finns mer eller mindre detaljerade bestämmelser om styrelsens storlek, sammansättning och hur den ska väljas. Styrelsen ansvarar för att stadgarna följs och därför bör varje styrelseledamot vara förtrogen med stadgarna. I vissa föreningar väljer årsmötet de olika funktioner som ska finnas i styrelsen. I andra föreningar väljer man dels ordförande och dels ledamöter. Efter årsmötet ska styrelse konstituera sig, dvs utse vice ordförande, sekreterare, kassör och de övriga funktionärer som stadgarna anger (om de alltså inte valda redan på årsmötet). Man ska också besluta vem eller vilka som har rätt att teckna föreningen firma. Ska styrelsen utse ett arbetsutskott görs det också nu.

Varje ledamot i en styrelse kan ha ett ansvarsområde eller en bevakningsuppgift. Det konstituerande sammanträdet är ett lämpligt tillfälle att diskutera styrelsens arbetssätt och fördela arbetsuppgifter mellan styrelsens ledamöter.

 

Styrelsens arbetsuppgifter

Styrelsen

  • verkställer årsmötets beslut

  • fattar och verkställer de beslut som krävs mellan årsmötena

  • förbereder frågor som ska behandlas på föreningsmöten och har förslag till beslut

  • ansvarar för föreningens löpande administration.

Föreningen kan ha anställd arbetskraft. Det är föreningens styrelse som har arbetsgivaransvaret och bör utse en person att vara arbetsledare. Styrelsens redovisar föreningens verksamhet vid årsmötet i verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse. Revisorerna granskar styrelsens verksamhet och bokföring och lämnar en revisionsberättelse vid årsmötet som tar ställning till ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter.

 

Ordförande – vice ordförande

Styrelsens ordförande

  • representerar föreningen gentemot myndigheter, samhällsorgan och andra föreningar

  • ser till att fattade beslut blir genomförda är arbetsledare i styrelsen

  • ansvarar för kallelse till styrelsemöten

  • leder styrelsens möten

  • tecknar, ofta tillsammans med kassören, föreningens firma. Vice ordförande är ordförandens ställföreträdare men kan också ha egnaarbetsuppgifter.

 

Sekreterare – vice sekreterare

Föreningens sekreterare

  • för protokoll vid styrelsens sammanträden

  • skriver kallelser och förslag till föredragningslistor i samråd med ordföranden

  • gör förslag till skrivelser

  • medverkar vid utformningen av arbetsplan och verksamhetsberättelse

  • sköter inkommande och utgående korrespondens

  • svarar för arkivering av föreningens handlingar

  • ansvarar för medlemsregistret

  • lämnar de uppgifter som riksorganisationen behöver.

Vice sekreterare är ställföreträdare men kan också ha egna uppdrag, varför inte några av ovanstående?

 

Kassör

Styrelsens kassör

  • förvaltar föreningens ekonomiska tillgångar

  • svarar för bokföring och bokslut

  • ser till revisorerna granskar räkenskaperna

  • lämnar löpande ekonomiska rapporter till styrelsen

  • bevakar att bidragsansökningar till kommun, landsting och fonder lämnas i tid

  • svarar för deklaration

  • svarar för inbetalning av avgifter och skatter enligt gällande regler

  • svarar för löneärenden

  • svarar för föreningens försäkringsfrågor.

 

Studieansvarig

Genom en aktiv studieverksamhet kan medlemmarna i föreningen öka sina kunskaper för att bättre kunna ta tillvara sina intressen i samhället, få grundkunskaper om föreningens uppbyggnad och arbetssätt och uppmuntras till andra studier.

I samverkan med Studieförbundet Vuxenskolan kan studiecirklar, kurser, föreläsningar. kulturprogram m m arrangeras. Kontakta studieavdelningen på orten för gemensam planering.

Det står i en del stadgar att föreningen ska utse en person med uppgift att svara för studieverksamheten. Om det inte står bör styrelsen utse en studieansvarig. Styrelsen är huvudansvarig för studieverksamheten och bör göra en utbildningsplan. Vid sina möten bör styrelsen alltid ha studiefrågorna på föredragningslistan och ge den studieansvarige stöd i sitt arbete. Ingår inte denne i styrelsen bör han/hon delta i styrelsens sammanträden som adjungerad.

Den studieansvariges roll och arbetsuppgifter varierar i olika föreningar.

Vanligen ingår dessa arbetsuppgifter:

  • ta reda på medlemmarnas studieönskemål och förmedla till styrelsen

  • planera studieverksamheten och följa utgivningen av studiematerial

  • informera om studiemöjligheter och kulturaktiviteter

  • inspirera till studier i frågor som är aktuella för föreningen.

 

Ersättare

Ersättare i styrelsen

  • ersätter ordinarie ledamot

  • deltar i styrelsearbetet på samma sätt som ordinarie ledamot

  • har rösträtt endast då han/hon ersätter ordinarie ledamot.

 

Arbetsutskott (AU)

Om styrelsen har många ledamöter och/eller inte sammanträder så ofta är det praktiskt att ha en mindre grupp, ett arbetsutskott, som kan träffas oftare och som har till uppgift att förbereda styrelsens sammanträden och utarbeta förslag till beslut. Arbetsutskottet består vanligtvis av ordföranden, sekreteraren och kassören.

Ett styrelsemöte kan ge arbetsutskottet befogenheter att fatta nödvändiga beslut mellan styrelsens sammanträden. Dessa beslut ska redovisas för styrelsen vid nästkommande sammanträde. Styrelsen kan ändra arbetsutskottets beslut.

 

Arbetsgrupper

För att fler medlemmar ska bli aktiva och få arbeta med en fråga man är särskilt intresserad av kan arbetsgrupper utses för olika uppgifter. En arbetsgrupp kan bestå av ett antal medlemmar, som utses vid föreningens årsmöte eller av styrelsen.

Exempel på arbetsuppgifter för arbetsgrupper som är tillsatta för ett helt verksamhetsår.

  • Bevakning av för föreningen aktuella frågor

  • Kontakt med politiker

  • Medlemsinformation

  • Kontakt med massmedia

  • Studieverksamhet

  • Anordna fester och utflykter

  • Barn- och ungdomsaktiviteter.

De arbetsgrupper styrelsen utser visar vilka verksamheter föreningen prioriterar, anser viktiga. Även tillfälliga arbetsgrupper, med uppgift att lösa ett visst problem, kan tillsättas.

 

Protokoll

De beslut som fattas vid möten antecknas i ett protokoll. Protokollet förs av sekreteraren. Det utskrivna protokollet undertecknas av sekreteraren samt justeras och undertecknas av ordföranden innan det föreläggs annan/andra eventuellt utsedda justerare.

Vissa beslut behöver verkställas omgående. Ledamöterna beslutar då att justera paragrafen vid sammanträdet. Sekreteraren läser upp förslag till text. Ordföranden ställer därefter frågan: Kan denna paragraf förklaras omedelbart justerad? Vid ja-svar befästes detta med ett klubbslag. Protokollet utgör underlag för föreningens verksamhetsberättelse och har även ett historiskt värde.

 

Protokollets utformning

Protokollets utformning bestäms av styrelsen. Nedanstående protokoll förekommer. Det finns också blandade protokoll, som tar upp beslut och diskussion.

Beslutsprotokoll

Protokollet innehåller förslag, förslagsställare, fattade beslut och eventuellt motiveringar för dessa.

Referat- och diskussionsprotokoll

Protokollet innehåller både beslut och en kort redogörelse för diskussionerna under mötet.

Stenografiskt eller bandat protokoll

Debattinläggen återges nästan ordagrant efter en språklig behandling.

 

Protokollets innehåll

Ett protokoll ska innehålla följande uppgifter

  • Mötets art.

  • Datum och plats för mötet.

  • Samtliga närvarandes namn, ordinarie ledamöter och suppleanter anges.

  • Namn på dem som justerar protokollet.

  • Om någon inte deltar i samtliga beslut under mötet antecknas detta.

  • Vilka beslut som fattades och vem som ska verkställa respektive beslut.

  • Resultatet av eventuella voteringar.• Eventuella reservationer.• Tid och plats för nästa möte.Om många personer deltagit i ett möte, kan ordförande, sekreterare och valda justerare anges samt antal deltagare. Det är viktigt att besluten är klart formulerade i protokollet för att undvika feltolkningar. Vad som skett under mötet beskrivs i tempus för förfluten tid och med rak ordföljd, t ex Styrelsen beslöt att …Protokollet indelas i paragrafer med rubrik, en för varje ärende.

Protokollen numreras i löpande serie för verksamhetsåret. Man har en protokollsserie för föreningsmöten och en för styrelsemöten. För föreningsmöten börjar man med § 1 vid första föreningsmötet fram till och med årsmötet. För styrelsemöten börjar man med § 1 vid första styrelsemötet fram till och med sista styrelsemötet före årsmötet.

Protokollet är giltigt först sedan det justerats.

 

Protokollsutdrag

I vissa fall behövs utdrag ur protokoll. Protokollsutdrag används t ex som fullmakt för ledamöter som valts för olika uppdrag.

Ett protokollsutdrag innehåller följande uppgifter.

  • Protokollets inledning, tid och plats för mötet samt namnen på de närvarande.

  • Ett ordagrant återgivande av texten i den paragraf som utdraget avser.

  • Tre tankstreck i rad markerar överhoppad paragraf eller överhoppade paragrafer i protokollet.

  • Sekreterarens och justeringsmännens namn skriva på maskin/dator.

  • Protokollsutdraget vidimeras av två personer som intygar att avskriften är riktig genom att skriva sina namnteckningar på utdraget.

 

Exempel på protokollsutdrag

Utdrag ur protokoll 20XX-XX-XX

Utdrag ur protokoll fört vid möte med X-förening den X xxxxxx 20XX i

Föreningsgården, X-köping.

Närvarande: —

§ 6 Firmatecknare

Till att teckna föreningens firma valdes Kalle Karlsson och Stina Nilsson.

Paragrafen förklarades omedelbart justerad.

 

Vid protokollet Sven Svensson

Justeras

Pelle Pettersson Elsa Jonsson

 

Rätt utdraget ur protokollet intygas

(underskrift) (underskrift)

(namnförtydligande) (namnförtydligande)

 

Arbetsgivarfrågor

Om en ideell förening har anställd personal är styrelsen den formella arbetsgivaren. Styrelsen är skyldig

  • att se till att gällande lagar, avtal och förordningar följs

  • att sätta sig in i dessa lagar

  • att betala ut lön

  • att betala in skatt på den anställdes lön

  • att betala premier för pensioner och försäkringar

  • att betala lagstadgade arbetsgivaravgifter

  • att lämna kontrolluppgift för utbetalda ersättningar.

 

Arbetsgivarorganisationer

Bland de arbetsgivarorganisationer som har föreningar anslutna kan nämnas Arbetsgivaralliansen, Tjänsteföretagens Arbetsgivarförbund, IDEA, Arbetsgivarförbundet för ideella organisationer samt KFO, Kooperationens